COVER NOTE

COVER NOTE OLEH NOTARIS 

Secara sepintas lalu cover note tidak berarti apa-apa dalam proses pembuatan sertifikat hak tanggungan yang berakhir dengan pendaftaran di badan pertanahan. Namun, karena cover note sering dijadikan bukti jaminan / pegangan sementara bagi bank dalam mencairkan kredit, maka dalam pembuatan sertifikat hak tanggungan cover note menjadi bagian dari proses terbentuknya dua peristiwa hukum perjanjian yaitu perjanjian pinjaman kredit dan perjanjian agunan/ jaminan hak tanggungan.

Cover note berasal dari bahasa inggris yang terdiri dari dua kata yang terpisah, yakni cover dan note, dimana cover berarti tutup dan note berarti tanda catatan. Melihat dari arti kedua kata itu, maka cover note berarti tanda catatan penutup. Dalam istilah kenotariatan arti dari cover note adalah surat keterangan, yakni surat keterangan yang dikeluarkan oleh seorang Notaris yang dipercaya dan diandalkan atas tanda tangan, cap, dan segelnya guna untuk penjamin dan sebagai alat bukti yang kuat.

Cover note dikeluarkan karena adanya pengurusan akta-akta. cover note tidak diserahkan karena belum lunas utangnya, adanya tunggakan BPHTB (Bea Perolehak Hak Atas Tanah dan Bangunan). Di sini cover note tampaknya dalam praktik mengikat secara moral (moral binding).

Dikeluarkannya cover note oleh Notaris yang berisikan Pernyataan. Pernyataan pada prinsipnya tidak digantungkan pada bentuk tertentu. Pernyataan demikian dapat diberikan secara tegas, namun juga tercakup kedalam satu atau lebih perilaku. Terkecuali di tentukan lain, pernyataan, tercakup kedalam penyampaian keterangan lain, dapat di sampaikan dalam bentuk apapun juga atau tercakup dalam satu atau lebih perilaku.

Pada dasarnya cover note muncul sebagai surat keterangan tidak hanya terjadi dalam hukum jaminan berupa sertifikat hak tanggungan, melainkan juga dapat dikleuarkan oleh notaris dalam akta yang lain seperti gadai, hipotik, fidusia. Namun yang menjadi fokus pembahasan dalam penulisan ini hanya mengkaji hak tanggungan mengingat bahwa rata-rata dalam pencairan kredit oleh bank bagi debitur. Bank lebih senang dan terbiasa mencairkan kredit yang disertai dengan hak tanggungan, yang objek jaminan hak tanggungannya adalah tanah. Apalagi tanah bernilai ekonomi dan harganya tidak pernah turun-turun.

Tanah kalau dijadikan jaminan kemudian diukur dengan nilai piutang, atau disesuaikan dengan standar kredit apakah terancam macet ? tanah tidak terlalu berpotensi mengalami penyusutan seperti barang bergerak lainnnya. Cukup bank melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap objek jaminan. Untuk mengetahui lokasi, batas-batas dan persuratannya maka kepercayaan bank untuk mencairkan kredir tidak was-was lagi bagi bank akan mengalami kesulitan untuk mengembalikan jumlah piutang yang tertahan pada debitur.

Akta atau dokumen yang sedang dalam proses pengurusan di kantor Notaris akan tetapi belum selesai pengurusannya, sedangkan klien (Pihak yang Berkepentingan) membutuhkan akta atau dokumen tersebut, maka Notaris dapat mengeluarkan surat keterangan yang menyatakan bahwa akta atau dokumen sedang dalam pengurusan di Kantor Notaris yang bersangkutan. dalam praktiknya surat keterangan itu biasanya di sebut dengan cover note. 

Ada beberapa contoh dari surat keterangan cover note Notaris, misalnya:

1. Bila debitur hendak mengambil kredit di Bank dan barang yang akan dijaminkan itu masih dalam proses roya, sedangkan Bank baru akan mencairkan kredit bila barang yang dijaminkan telah selesai di roya fidusia terlebih dahulu, maka salah satu solusi agar kredit itu dapat dicairkan oleh Bank, yaitu Notaris akan mengeluarkan cover note yang berisi keterangan bahwa sertifikat kepemilikan atas barang itu sedang dalam proses roya dan apabila telah selesai di roya maka akan disetor ke Bank.

2. Bila suatu Perseroan Terbatas sedang menunggu surat keputusan pengesahan sebagai Badan Hukum dari Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI dan proses pengurusannya dilimpahkan ke kantor Notaris, maka Notaris akan mengeluarkan cover note, yang menerangkan bahwa surat tersebut sedang dalam proses di Kementerian Hukum dan HAM RI apabila telah selesai pengurusannya akan diserahkan kepada pihak yang berkepentingan tersebut.

Pada umumnya proses cover note Notaris tidak ada aturan baku yang mengatur mengenai bentuk dan tata cara penulisannya, akan tetapi penulisan dari cover note biasanya dilakukan atas kop surat Notaris, ditandatangani dan dicap oleh Notaris, sedangkan lainya disesuaikan dengan proses apa yang sedang dalam pengurusan di kantor Notaris.

demikian, smoga bermanfaat.  

AKTA-AKTA PPAT

8. AKTA PEMBERIAN HGB/HAK PAKAI ATAS TANAH HAK MILIK

Akta Pemberian Hak Guna Bangunan/Hak Pakai atas Tanah Hak Milik dapat dibuat manakala apabila ada kehendak dari seorang pemilik tanah dengan status hak milik untuk memberikan hak guna bangunan/hak pakai kepada orang lain yang meminta diterbitkannya HGB/Hak Pakai diatas tanah hak milik nya tersebut. Dengan dibuatnya dan ditandatanganinya akta tersebut maka, sejak saat itulah muncul HGB/Hak Pakai didalam kawasan tanah hak milik, namun tanah hak milik tersebut masih tetap ada. Sehingga atas hal tersebut setelah sertipikatnya didaftarkan di kantor Pertanahan setempat terbitlah 2 (dua) sertipikat yaitu seripikat Hak Milik (sebagai kepemilikan awal) dan sertipikat HGB/ Hak Pakai atas tanah hak milik. Kepemilikan atas HGB/Hak Pakai tersebut tidak kekal seperti kepemilikan hak milik. Atas kepemilikan HGB/Hak Pakai tersebut hanya bersifat sementara (memiliki jangka waktu) dimana kepemilikan hanya sepanjang waktu yang diperjanjikan dalam akta Pemberian hak. (menurut PP 40/1996 maksimal 30 tahun). Atas kepemillikan HGB/Hak Pakai diatas tanah Hak Milik tersebut tidak dapat diperpanjang melainkan hanya dapat diperbaharui dengan cara membuat akta pemberian HGB/Hak Pakai yang baru dihadapan PPAT. Mengenai hal tersebut maka, pajak Pph dan BPHTB yang dikenakan pun sama seperti pertama kali dibuatnya akta tersebut.

AKTA-AKTA PPAT

7. SURAT KUASA MEMBEBANKAN HAK TANGGUNGAN (SKMHT)

SKMHT adalah akta pemberian kuasa khusus untuk membuat APHT. Berdasarkan penjelasan umum dalam Undang-Undang Hak Tanggungan dijelaskan pada asasnya APHT wajib ditandatangani oleh pemberi hak tanggungan, namun bila karena sesuatu sebab yang menyebabkan ia tidak bisa hadir untuk menandatangani APHT maka ia wajib menunjuk pihak lain sebagai kuasanya dengan SKMHT yang berbentuk akta otentik. Dalam hal ini pejabat yang ditunjuk untuk membuat SKMHT adalah notaries dan PPAT.

SKMHT dibuat guna menjembatani dalam perwujudan pembuatan APHT dikemudian hari, hal ini dikarenakan biasanya pada prakteknya pada saat itu APHT belum dapat dibuat sehingga SKMHT lah yang dibuat lebih dahulu, misalnya saja pada saat pembuatan Akta Perjanjian Kredit seharusnya dilanjutkan dengan pembuatan APHT namun karena sertipikat sedang dalam proses balik nama atau sedang dalam proses roya menyebabkan APHT tidak dapat dibuatkan saat itu. Apabila Kreditur setuju maka dibuatkan saja Akta Perjanjian Kredit dan SKMHT terlebih dahulu kemudian APHT nya akan dibuatkan dikemudian hari yaitu setelah proses balik nama atau proses roya selesai. Dalam pembuatan SKMHT yang harus diperhatikan oleh Kreditur adalah adalah masa berlakunya SKMHT karena SKMHT gugur demi hukum apabila masa berlakunya berakhir. Oleh sebab itulah, disarankan agar PPAT yang bersangkutan dapat membuat daftar atau catatan khusus tentang semua SKMHT yang dibuatnya sehingga akan mempermudah PPAT tersebut untuk mengontrol kapan berakhirnya masa berlaku SKMHT yang dibuat nya tersebut.

AKTA-AKTA PPAT

6. AKTA PEMBEBANAN HAK TANGGUNGAN (APHT)

Akta Pemberian Hak Tanggungan (APHT) adalah akta PPAT yang memuat mengenai pemberian Hak Tanggungan kepada Kreditur sebagai jaminan untuk pelunasan piutangnya.

APHT tidak selalu didasarkan atau didahului dengan pembuatan SKMHT. 

APHT adalah perjanjian asesoir/ikutan, yang merupakan perjanjian pokok adalah Perjanjian Hutang atau Perjanjian lain yang menimbulkan hubungan utang piutang. Biasanya dalam praktik sehari-hari perjanjian hutang dapat berwujud dan berjudul : Perjanjian Kredit, Perjanjian Hutang Pengakuan Hutang atau judul yang lainnya.

Perjanjian APHT merupakan perjanjian antara pemberi hak tanggungan yang dalam hal ini belum tentu adalah Debitur, dengan penerima hak tanggungan yang dalam hal ini adalah Kreditur dalam Perjanjian Kredit. Karena APHT adalah perjanjian assesoir maka PPAT baru dapat dan boleh membuatkan APHT bila perjanjian pokoknya sudah dibuat. PPAT yang bersangkutan harus memastikan bahwa perjanjian pokok telah ditandatangani oleh Debitur dan Kreditur sebelum dibuatnya APHT, terutama bila perjanjian tersebut dibuat dibawah tangan. PPAT dilarang untuk membuatkan APHT apabila dalam perjanjian pokok tidak ada janji untuk itu, walaupun antara para pihak telah saling setuju. Hal ini karena telah diatur dalam UUHT. Bila para pihak telah saling sepakat untuk membuat APHT namun dalam perjanjian pokoknya tidak ada perjanjian untuk itu maka jalan keluarnya adalah dengan membuat akta perubahan atas Perjanjian Pokok yang isinya menambah satu (atau lebih) pasal tentang adanya janji pemberian Hak Tanggungan sebagai jaminan pelunasan hutang debitur, setelah itu barulah PPAT dapat membuatkan APHT nya.

APHT merupakan akta yang mengakibatkan timbulnya pembebanan bukan hak atas tanah, bukan dan tidak menyebabkan terjadinya peralihan hak. Adapun janji-janji yang dibuat dalam APHT, antara lain:

1.      Janji yang membatasi kewenangan pemberi hak tanggungan untuk menyewakan obyek hak tanggungan,

2.     Janji yang memberi kewenangan kepada pemegang hak tanggungan untuk mengelola obyek hak

     tanggungan berdasarkan penetapan Ketua Pengadilan Negeri,

3.     Janji bahwa pemegang Hak tanggungan pertama (peringkat pertama) mempunyai hak untuk menjual atas  

     kekuasaan sendiri obyek hak tanggungan apabila debitur cedera janji,

4.     Janji bahwa pemberi hak tanggungan akan mengosongkan obyek hak tanggungan pada waktu eksekusi

     hak tanggungan.

Adapun warkah yang harus dilengkapi dalam pembuatan APHT oleh PPAT, yaitu :

1.      Surat pengantar dari PPAT kepada bank dari debitur,

2.      Permohonan HT oleh Bank,

3.      Bukti pembayaran pengecekan sertipikat,

4.      KTP, Kartu Keluarga, Akta Perkawinan,

5.      SKMHT (bila didahului dengan SKMHT),

6.      Sertipikat tanah asli,

7.      Sertipikat HT,

8.      Bukti pembayaran HT ke BPN RI yang termasuk dalam PNBP

Setiap pembuatan APHT harus didaftarkan ke Kantor Pertanahan setempat selambatnya 7 (tujuh) hari kerja setelah Akta dibuat.

Perlu diketahui juga bahwa dalam hal didahului dengan SKMHT maka untuk kuasa menjual tidak boleh bersamaan pada saat turunnya Perjanjian Kredit melainkan apabila terjadi wanprestasi baru dapat dibuatkan kuasa menjual nya (kompromise)

AKTA-AKTA PPAT

5. AKTA PEMBAGIAN HAK BERSAMA (APHB)

Dalam pembuatan Akta Pembagian Hak Bersama (APHB) tidak selalu diikuti dengan pemecahan tanah.

Akta Pembagian Hak Bersama (APHB) dibuat manakala ada sebidang tanah yang kepemilikannya adalah milik bersama dari beberapa orang, kemudian akan dibuat menjadi milik satu orang atau lebih (namun jumlah pemiliknya menjadi lebih sedikit daripada jumlah pemilik semula) namun, yang nantinya jadi pemilik hak atas tanah tersebut adalah termasuk pemilik semula.

Kepemilikan atas tanah tersebut dapat terjadi karena :

1.      Peristiwa hukum, misalnya saja : karena terjadinya pewarisan dan karena terjadinya perkawinan.

2.      Karena keinginan bebas dari mereka yang ingin bersama-sama memiliki hak atas tanah.

Satu APHB dapat memuat satu atau beberapa bidang tanah sekaligus, satu APHB juga dapat memuat beberapa letak bidang tanah dibeberapa wilayah kerja PPAT. Dalam hal bidang tanah terletak pada beberapa daerah maka, pembuatan APHB dapat dipilih akan dibuat di PPAT didaerah kerja mana yang dipilih oleh kesepakatan para pihak. Namun, atas blankonya nanti diberikan kepada masing-masing wilayah kerja PPAT dimana bidang tanah tersebut masing-masing berada. Proses selanjutnya sama dengan akta lainnya. Namun untuk pajak terdapat pengecualian pembayaran PPh yang apabila bagi orang pribadi yang mempunyai penghasilan dibawah PTKP yang melakukan pengalihan hak atas tanahdan atau bangunan dengan jumlah bruto pengalihannya kurang dari Rp. 60.000.000,- dan bukan merupakan jumlah yang dipecah-pecah. Selain itu, ada juga pengurangan pada BPHTB yang apabila atas permohonan wajib pajak dapat diberikan dalam hal : tanah dan atau bangunan digunakan untuk kepentingan sosial atau pendidikan yang semata-mata tidak untuk mencari keuntungan antara lain untuk panti asuhan, panti jompo, rumah yatim piatu, sekolah yang tidak ditujukan mencari keuntungan, rumah sakit swasta milik institusi pelayanan sosial masyarakat. Pengurangannya yaitu 50% dari yang seharusnya dibayarkan.

AKTA-AKTA PPAT

4. AKTA PEMASUKAN DALAM PERUSAHAAN (APDP)

Akta Pemasukan Dalam Perusahaan (Imbreng) dapat dibuat manakala ada seseorang yang ingin memiliki sejumlah saham yang dikeluarkan dari portofolio PT dengan cara menyetorkan / menyerahkan hak atas tanah miliknya untuk menjadi milik PT. maka, yang disetorkan untuk menjadi milik PT bukanlah uang, melainkan adalah hak atas tanah.

Dengan ditandatangani nya akta pemasukan dalam perusahaan maka, sejak saat itulah tanah tersebut menjadi milik PT. akta tersebut tetap harus didaftarkan ke kantor pertanahan setempat guna dicatatkan kepemilikannya. Demikian juga, dengan saham yang diperoleh atas pemasukan tersebut harus dilaporkan ke Kementerian Hukum dan HAM untuk dicatatkan kepemilikannya. Dalam akta ini terdapat persamaan dengan akta tukar menukar yaitu dalam satu blanko akta dapat memuat untuk beberapa bidang tanah sekaligus yang ditukarkan dengan saham. Atas beberapa bidang tanah tersebut pun dapat untuk dibeberapa wilayah kerja PPAT yang berbeda-beda.

Dalam hal persiapan pembuatan akta pemasukan dalam perusahaan syarat yang harus diperhatikan, yaitu mengenai akta pendirian PT dan bukti pengesahannya, Akta Perubahan Anggaran Dasar PT (biasanya perubahan untuk pertama kalinya dan yang terakhir kalinya), serta syarat lainnya yang diperlukan, misalnya surat persetujuan komisaris/RUPS, atau surat kuasa. Dalam hal pajak untuk akta pemasukan dalam perusahaan maka, tetap dikenakan Pph dan BPHTB

AKTA-AKTA PPAT

3. AKTA TUKAR MENUKAR

Akta tukar menukar dibuat oleh PPAT manakala terjadi kejadian dimana ada 2 (dua) orang yang sama-sama memiliki sebidang hak atas tanah satu sama lain menginginkan untuk saling menukar hak atas tanah yang mereka miliki sehingga keduanya dapat menghadap PPAT untuk membuat akta tukar menukar. Maka, dalam hal ini dapat disimpulkan dalam perjanjian tukar menukar adanya pertukaran antara hak milik atas tanah dengan hak atas tanah.

Dengan adanya akta tukar menukar maka pada detik ditanda tanganinya akta tukar menukar, hak atas tanah dari kedua beleh pihak telah ditukar antara satu sama lain. Namun, dalam tukar menukar tidak serta merta terjadinya tukar menukar antara sebidang tanah, dalam tukar menukar dapat pula dilakukan dengan pemberian kompensasi berupa sejumlah uang kepada pihak lainnya, dalam hal terjadinya kompensasi maka, nilai kompensasi harus dicantumkan dalam blanko akta tukar menukar tersebut. Dalam tukar menukar juga tidak semata-mata hanya satu tanah yang ditukarkan dengan satu tanah. Namun, dalam tukar menukar dapat pula untuk lebih dari satu bidang hak atas tanah. Dalam artian tukar menukar dapat dilakukan untuk beberapa bidang tanah sekaligus apabila kedua pihak tersebut sepakat. Untuk beberapa hak atas tanah cukup dimuat dalam satu blanko akta tukar menukar saja, hal ini berbeda dengan akta jual beli dan hibah yang hanya membolehkan satu hak atas tanah untuk setiap satu akta yang dibuat. Untuk pajak yang dikenakan sama saja seperti 2 kali akta jual beli yang mana kedua belah pihak sama-sama diharuskan membayar Pph dan BPHTB